Durante el mes de enero se inició la etapa de migración de las plataformas digitales de correo electrónico y almacenamiento hacia Microsoft 365, para todos los colaboradores de oficina central de GHL hoteles y aquí te explicamos el por qué del cambio y los beneficios que tienes.

Antes de comenzar, queremos contarte que Microsoft 365, es un software de servicio, el cual permite crear y compartir con otros usuarios diversos documentos de interés común, mediante programas básicos, tales como: Word, Excel, PowerPoint, entre otros. Además, con esta herramienta podrás acceder al correo electrónico, efectuar videollamadas, entre otras funcionalidades.

El cambio de correo y almacenamiento a Microsoft 365 busca unificar el ecosistema digital de trabajo y comunicación de GHL Hoteles.

Esta decisión nace como parte de las iniciativas de transformación digital que contempla el plan de desarrollo de la cadena, el objetivo de esta implementación es promover la coordinación y el eficaz intercambio de conocimiento e información a través de un sólo sistema  de clase mundial, que evite incompatibilidades y favorezca una comunicación transversal conectando a todas las unidades de negocio de GHL hoteles.

Beneficios de contar con Microsoft 365

Trabaja desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar

Con esta herramienta podrás trabajar desde el lugar donde te encuentres, lo único que debes que tener es una buena conexión a internet.

Además, esta aplicación esta implementada para trabajar en la nube, por lo cual podrás acceder al correo electrónico, archivos y a los diversos programas de Office desde tu ordenador, dispositivo móvil Android e iOS, o Tablet con datos, o acceso a internet. De esa manera podrás compartir, crear y editar tu trabajo y documentos en tiempo real, y además con grupos de personas.

Facilita la colaboración entre empleados

Con Teams y SharePoint, tu como colaborador podrás de manera simultánea, trabajar con los mismos documentos, sustituyendo con ello a las copias costosas. Además, este sistema se encargará de combinar los cambios que efectúen los usuarios, en un determinado documento.

También podrás realizar con estas aplicaciones, videoconferencias, compartir calendarios y comunicarse por chat, es decir los miembros del equipo siempre se encontrarán conectados y sincronizados en todo momento.

Actualizaciones automáticas

La Office 365 siempre estará actualizada, ya que es una herramienta “Service as a software”, la cual siempre tendrá acceso a las últimas versiones y sin costes adicionales. La empresa Microsoft se encarga de agregar de manera continua nuevas características y funcionalidades, a las cuales podrás tener acceso en el momento que se actualicen.

Elimina el hardware y reduce los costes de energía

Como ya debes entender, el Office 365 es una aplicación que trabaja en la nube, es decir, no requiere de servidores OnPremise, almacenamiento de documentos y correos electrónicos.

Instalación en hasta 5 dispositivos por usuario

Es habitual que los usuarios trabajen diariamente con diversos dispositivos, tales como: ordenador, Tablet, dispositivos Android e iOS, portátiles, entre otros. El Office 365 te permite la instalación de una licencia para 5 dispositivos diferentes, en tu cuenta de usuario.

Funciones de seguridad avanzadas

El Office 365 contiene diversas características de seguridad integradas, para que de esa manera puedas tener seguros los datos de tu empresa; entre esas características, se encuentran:

• Cifrado de mensajes: esta característica te permitirá el envío de correos electrónicos cifrados, y así puedas evitar que cualquier persona ajena al destinatario pueda leer la información.
• Advance Threat Analytics: Se emplea para el análisis y el aprendizaje automático, para que así puedas detectar las actividades inusuales y sospechosas de forma inmediata.
• Gestión de dispositivos móviles: esta funcionalidad te ayudará a proteger y administrar Office 365, en tus dispositivos móviles. Esta gestión se encargará además de crear y administrar las políticas de seguridad de los diferentes dispositivos, así como eliminar un dispositivo, elaborar informes detallados, para de esa forma proteger tu información
• Data Loss Prevention: esta aplicación se encarga de monitorear los correos electrónicos, bloqueando la salida de información clasificada de tu área.

Capacidades mejoradas de correo electrónico

Actualmente los usuarios de Office 365, tienen acceso libre a las funcionalidades de Outlook, la cual tiene diversas capacidades para envío de correos electrónicos, entre las cuales se mencionan:

• Seguridad: Mantén actualizado Microsoft Outlook y te proporcionará un buen nivel de seguridad. Ofrece filtrado de correo basura y bloquea contenido externo como imágenes descargadas, errores web y datos de sitios extraños.

• Conéctate con otros fácilmente: Si deseas compartir tu calendario con un colega o cliente, el Calendario de Microsoft Outlook te lo permite. De hecho, no hay restricciones sobre con quien puedes compartir tu calendario. Elige a quien quieras y podrás compartirlo con ellos.

• SharePoint: SharePoint es la plataforma colaborativa de Microsoft que ofrece a los usuarios herramientas para construir y administrar tus sitios web, espacios de trabajo e intranets, entre otros.

Para facilitar el proceso de migración y uso de la variedad de herramientas,Lógica GHL y GHL Hoteles, ha puesto a tu disposición dos capacitaciones realizadas por un experto en la herramientas Microsoft 365, que si no tuviste la posibilidad de asistir te compartimos por links aquí:

Capacitación 1: https://bit.ly/CapacitaciónM365

Capacitación 2: https://bit.ly/capacitacionM365

Dada la magnitud de este proyecto, comprendemos que este cambio traerá consigo un esfuerzo de adopción, por este motivo pedimos el mayor apoyo para el éxito de esta iniciativa

Por otro lado y para tu tranquilidad, las cuentas de tu correo  electrónico o espacios de trabajo habituales no serán eliminadas aún, para dar un tiempo prudente a las personas para que hagan su traspaso de información.

La invitación es a gestionar la información desde hoy para garantizar un traspaso exitoso.